Junior Office Assistant (m/w/x)

iPAXX Heidelberg

asap

Festanstellung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Junior Office Assistant (m/w/x)

Aufgaben:
- klassische Sekretariatstätigkeiten beispielsweise Organisation von Visiten- und Geburtstagskarten, Organisation der internen Telefon-und Adressliste, Beantwortung von Telefonische Anfragen
- Koordination von Reisevorbereitungen und Terminplanung
- Planen, Organisieren, Koordinieren von Meetings und Erstellen von Protokollen
- Verfolgung von Geschäftsvorgängen
- Vorbereiten und Nachhalten der Spesenabrechnungen
- Recherche, Beschaffung und Aufbereitung von Informationen
- Verwaltung und Ablage sowie Archivierung von Verträgen
- Ausarbeitung und Einhaltung der Bestellvorschriften und Budgets von Büromaterial (Bestellcontrolling)
- Überwachung der Ein- und Ausgangsrechnungen
- Überwachung von Mahnwesen
- Überwachung und Verwaltung der Firmenwagen inkl. Leasing-Verträge
- Pflege der Dateien, Berichte und Dokumente
- Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Wir bieten Ihnen:
- Eine verantwortungsvolle und spannende Aufgabe in einer dynamischen Branche mit flachen Hierarchien
- Ein motiviertes Team mit der Bereitschaft Sie zu unterstützen
- Leistungsgerechte Vergütung und individuelle Entwicklungsperspektiven
- Ein angenehmes Arbeitsumfeld
- Kurze Entscheidungswege

- Sie sind gewissenhaft, stressresistent
- Hohe Genauigkeit und Liebe zum Detail
- Verhandlungsgeschick
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- Fähigkeit, sich an veränderte Bedingungen anzupassen
- Berufserfahrung in ähnlicher Position
- Sicher im Umgang mit gängigen MS-Office Anwendungen
- Strukturierte, präzise und termintreue Arbeitsweise
- Erfolgsorientiertes Handeln
- Professionelles sowie souveränes und jederzeit freundliches Auftreten
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache
- Sie sind gewissenhaft, stressresistent
- Sorgfältige Arbeitsweise

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