Personal Assistant to the Global IT Director (m/w/x)

Ismaning

asap

Arbeitnehmerüberlassung

Für unser Team, Vorort bei unserem Kunden suchen wir schnellstmöglich Unterstützung!

Zielsetzung der Stelle:
Unterstützung des Einkaufsdirektors (Global IT) und des gesamten Teams in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sicherstellung eines professionellen Auftritts zum "Kunden" (intern/extern).

Merkmale der Tätigkeit:
- Eigenverantwortliches Arbeiten, Time Management, Korrespondenz (Deutsch, Spanisch und Englisch)
- Professionelle Terminkalenderverwaltung der Einkaufsdirektoren
- Allgemeine administrative Tätigkeiten wie interne und externe Kommunikation, Postein- und ausgang, Büromaterialbestellung, Ablage
- Reservierung und Vorbereitung der Meetingräume, Besucheranmeldung
- Koordinierung von Videokonferenzen und Telepräsenz-Meetings
- Planung und Organisation von Reisen sowie Reisekostenabrechnung
- Bereitschaft, jederzeit als vollwertiger Backup für die anderen PAs im Team agieren zu können
- Unterstützung bei der Einstellung und Einrichtung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeiter und beim Ausscheiden von Mitarbeitern
- Aktualisierung TGS interner Organigramme sowie Mitarbeiterverzeichnisse
- Event- und Meeting-Koordination
- Professioneller Umgang mit allen relevanten internen Systemen
- SAP: Erstellung von Shopping Carts, Wareneingangsbuchungen und Follow-Up von Rechnungszahlungen
- SIM-Kartenaktivierung für Diensthandys
- Unterstützung bei der Buchung und Koordination von Sprachkursen
- Unterstützung der Direktoren und deren Teammitglieder durch kleinere Übersetzungstätigkeiten persönlicher Angelegenheiten
- Flexible Arbeitszeiten, auch bis in den Abend hinein

Berufliche Qualifikationen:
- Erforderliche Ausbildung: erfolgreich abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung
- Erforderliche Berufserfahrung: Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Word, hohe Affinität zu anderen Tools
- Sprachkenntnisse: verhandlungssichere Spanischkenntnisse; konversationssichere Deutsch- und Englischkenntnisse; Portugiesisch von Vorteil
- Organisationstalent
- Proaktive eigenständige Problemlösungsorientierung
- Professionelles Auftreten und gewandte Umgangsformen
- Teamfähigkeit
- Einfühlungsvermögen und Offenheit gegenüber anderen Kulturen
- Sicheres und freundliches Auftreten Vertrauenswürdigkeit
- Verantwortungs- und Kostenbewusstsein
- Durchsetzungsvermögen
- Belastbarkeit

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